Приемка товаров на склад

Фактическое поступление товаров на склад регистрируется складскими документами Приходный ордер на товары.

 

Распоряжениями на создание складского документа Приходный ордер на товары могут выступать:

■ заказы (или накладные, оформленные не по заказу);

■ накладные;

■ договоры с поставщиками.

 

Если операции по приемке товаров оформляются без указания договора с поставщиком, то документ, которым можно дать распоряжение на приемку товаров на ордерном складе, определяется по ссылке НСИ и администрирование – Настройка разделов – Склад и доставка – Склад – Оформление поступления доступно:

■ заказ (приемка товаров от поставщика осуществляется по графику поступления, который указан в заказе, накладная отсутствует) – рекомендуется использовать вариант приемки товаров После оформления заказа;

■ накладная (документ поставщика) – рекомендуется вариант После оформления накладной. Позволяет оформлять операцию приемки товаров в разрезе накладных, что упрощает работу кладовщика на складе приемки товаров.

 

При использовании договоров с поставщиками вариант приемки товаров на ордерный склад определяется с помощью переключателей Оформление поступления доступно и Приемка товаров в карточке договора на закладке Расчеты и оформление.

 

Рассмотрим различные варианты приемки товаров на склад, которые можно задать в рамках договора с поставщиком:

■ приемка товаров регистрируется по каждой накладной (документы поставщика, распоряжение – накладная) – в этом случае выбирается вариант оформления приходного ордера После оформления накладной. Вариант приемки товаров должен быть Разделена по документам. Накладная может быть оформлена или по одному либо нескольким заказам, или в рамках договора (соглашения) без указания заказа. В рабочем месте приемки в качестве распоряжения будет показана конкретная накладная, в соответствии с которой кладовщик оформляет документ Приходный ордер на товары и фиксирует прием товаров на склад;

■ приемка товаров регистрируется по нескольким документам поставки (документы поставщика, распоряжение – договор) – в этом случае выбирается вариант оформления приходного ордера После оформления накладной, а вариант приемки товаров должен быть Сгруппирована по договорам. В качестве распоряжения в рабочем месте приемки товаров на склад будет показан договор. Договор будет отображаться в списке распоряжений только в том случае, если в рамках договора оформлен документ Приобретение товаров и услуг. Документ Приходный ордер на товары заполняется всеми товарами из приходных накладных, по которым еще не зарегистрирована поставка товаров на склад;

■ приемка товаров регистрируется по конкретному заказу, до момента оформления финансовых документов (приемка товаров по графику поступления, распоряжение – заказ) – в этом случае выбирается вариант оформления приходного ордера После оформления заказа. Вариант приемки товаров должен быть Разделена по документам. В рабочем месте приемки в качестве распоряжения будет показан конкретный заказ, в соответствии с которым кладовщик оформляет документ Приходный ордер на товары и фиксирует прием товаров на склад;

■ приемка товаров регистрируется по нескольким заказам, до момента оформления финансовых документов (приемка товаров по графику поступления, распоряжение – договор) – в этом случае выбирается вариант оформления приходного ордера После оформления заказа, а вариант приемки товаров должен быть Сгруппирована по договорам. В качестве распоряжения в рабочем месте приемки кладовщику будет показан договор. Договор будет отображаться в списке распоряжений только в том случае, если в рамках договора оформлены документы Заказ поставщику (для заказов должен быть установлен статус Подтвержден). Документ Приходный ордер на товары заполняется всеми товарами из заказов, по которым еще не зарегистрирована поставка товаров на склад;

■ приемка товаров может происходить без оформления документов (постоянно действующее распоряжение – договор) – в этом случае выбирается вариант поставки По текущему договору (в т. ч. без документов). В рабочем месте приемки в качестве распоряжений всегда показываются договоры с поставщиками. Кладовщик может оформить приходный ордер на основании договора, без каких-либо документов закупки (возможность оформления ордера по документам закупки при этом сохраняется). Приходный ордер может быть оформлен по факту поступления товаров. Документы закупки (заказы или накладные) могут быть оформлены позже. Если по договору оформлены документы закупки, то приходный ордер заполняется товарами из заказов или приходных накладных на дату, указанную в рабочем месте приемки товаров на склад.

 

Для оформления операций фактического поступления товаров на склад предусмотрено рабочее место Склад и доставка – Ордерный склад – Приемка.

 

Рабочее место Приемка товаров на склад содержит верхнюю часть списка (распоряжения на поступление) и нижнюю часть списка (ордера на приемку).

 

В верхней части формы отображаются:

■ список распоряжений, по которым необходимо оформить поставку товаров на склад;

■ текущее состояние процесса приемки товаров (колонка Состояние, значение которой представлено в виде гиперссылки).

 

Операции по приемке товаров на склад могут соответствовать следующие состояния:

■ Ожидается приемка – необходимо оформить приходный ордер на товары;

■ Ожидается оформление накладных – необходимо оформить накладную (финансовый документ);

■ В процессе приемки – товары находятся в стадии приемки;

■ Перепоставка – на склад принято больше единиц товара, нежели по заказу или накладной, если она создана не по заказу.

 

Для оценки состояния приемки товаров на склад в соответствии с выданным распоряжением предусмотрен отчет Выполнение приемки товаров (вызывается по гиперссылке состояния процесса приемки).

 

Для более детального анализа состояния приемки товаров на склад по всем распоряжениям на приемку товаров предусмотрен отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Выполнение приемки товаров.

Для удобства работы можно установить отбор данных (распоряжений) по состоянию приемки товаров (поле Состояние) в шапке рабочего места приемки.

 

В нижней части экранной формы отображается список ордеров на приемку товаров (документы Приходный ордер на товары), которыми регистрируется фактическое поступление товаров на склад.

 

Для документов Приходный ордер на товары предусмотрены следующие статусы:

■ К поступлению – по умолчанию устанавливается в документе. Товары готовы к приемке на склад;

■ В работе – приемка товаров в процессе исполнения кладовщиком;

■ Принят – товары приняты на склад. Выполненные распоряжения на прием товаров исчезают из списка распоряжений в том случае, если количество товаров, указанное в распоряжении, и фактически принятое количество совпадают.

 

Приемка товаров по товарным местам определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Упаковочные листы.

 

Упаковочные листы регистрируются в списке Склад и доставка – Ордерный склад – Упаковочные листы. В качестве данных упаковочного листа указываются входящий номер, штрихкод и состав упаковочного листа. Документ может быть заполнен как вручную, так и автоматически (с помощью загрузки из Excel). Информацию о сериях номенклатуры можно вводить как на этапе создания нового упаковочного листа, так и на этапе создания приходного ордера на товары.

 

В момент приемки товаров в рамках приходного ордера кладовщик может использовать прочую дополнительную информацию о товаре (доступна по гиперссылке Показать панель дополнительной информации).

 

В качестве дополнительной информации по номенклатурной позиции показывается изображение товара, выводятся его размерные характеристики (объем, вес), список используемых упаковок и штрихкодов, информация о складской группе, к которой относится товар.

 

Если изображение отсутствует, то можно открыть карточку номенклатуры и добавить новое изображение для принимаемого товара (кнопка Редактировать).

 

Также в момент приемки товаров в рамках приходного ордера кладовщик может создавать новые упаковки и присваивать их принимаемым товарам в табличной части приходного ордера (кнопки Создать и Выбрать).

 

Обеспечивается быстрая регистрация штрихкодов (кнопка Создать), а также печать этикеток (кнопка Печать этикеток).

 

Панель дополнительной информации по номенклатуре можно скрыть (гиперссылка Скрыть панель дополнительной информации).

 

После того как все товары и упаковочные листы отсканированы и указано их количество, можно запустить проверку товаров по количеству (кнопка Проверить над табличной часть приходного ордера). Откроется отдельная форма Проверка количества товаров в приходном ордере, в которой можно ввести количество еще раз (вручную).

 

Когда приемка осуществляется по товарным местам, то и проверка выполняется по товарным местам. Если товарное место представляет собой упаковочный лист (состоящий из упаковок однотипных товаров или из других упаковочных листов), то форма проверки для каждого товарного места позволяет выбрать: принимать это товарное место без проверки (кнопка Принять все без проверки – список товаров будет заполнен по документу) или «вскрыть» упаковочный лист (пиктограмма ) и проверить содержимое.

 

Также в момент проверки количества можно изменить качество товара (кнопка Изменить качество).

 

При обнаружении расхождений с ранее введенным количеством нужно будет принять решение, переносить ли различия в документ (кнопка Добавить все в документ).