Денежные средства. Платежный календарь, Журнал платежей

Для классификации операций с денежными средствами используется список Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Статьи движения денежных средств.

 

При первом запуске программы в списке Статьи движения денежных средств заполняется информация о предопределенных статьях движения денежных средств, связанных с теми хозяйственными операциями, которые предусмотрены в прикладном решении.

При вводе документа движения денежных средств с указанием определенной хозяйственной операции будет автоматически заполняться статья движения ДС.

 

Пользователь может самостоятельно вводить новые статьи движения денежных средств. При создании новой статьи ДДС указывается хозяйственная операция (гиперссылка Указать хозяйственные операции реквизита Хозяйственные операции).

 

В договорах и соглашениях можно указать ту статью движения денежных средств, которая будет автоматически подставляться в платежные документы, оформленные по соглашению или договору. При этом договор имеет больший приоритет по сравнению с соглашением.

 

В платежных документах статью ДДС можно выбрать по хозяйственной операции, указанной в документе, либо выбрать из всех статей ДДС, зарегистрированных в информационной базе.

 

По умолчанию форма выбора статьи ДДС открывается с отбором по указанной в документе хозяйственной операции (режим По хозяйственной операции). С помощью установки переключателя в положение Все статьи можно выбрать статью из списка всех статей без отбора. В режиме Все статьи возможно создавать новые статьи ДДС. При выборе элемента списка в режиме Все статьи происходит автоматическая привязка выбранной статьи ДДС к хозяйственной операции, для которой оформляется документ.

 

Например, по одной статье движения денежных средств можно учитывать все оплаты и возвраты.

Предусмотрена возможность скрыть от выбора статью ДДС в режиме По хозяйственной операции по команде Скрыть от выбора.

 

Система заявок на расходование денежных средств позволяет выполнить следующие задачи:

■ отразить потребность в денежных средствах со стороны подразделений предприятия;

■ спланировать расход денежных средств, сформировать платежный календарь;

■ предотвратить несогласованные выплаты денежных средств;

■ отразить результаты распределения денежных средств по счетам;

■ отразить потребность оплаты в соответствии с требованиями ФЗ № 275-ФЗ;

■ проконтролировать свободные остатки денежных средств.

 

Использование заявок определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Заявки на расходование денежных средств.

 

Оформление операций расхода денежных средств по конкретному счету или кассе без обязательного ввода заявки на расходование денежных средств регулируется признаками Разрешить списание денежных средств без «заявок на оплату» и Разрешить выдачу денежных средств без «заявок на оплату», которые задаются индивидуально для расчетных счетов и касс соответственно.

Если данный признак не установлен, то наличие утвержденной заявки при оформлении расхода денежных средств обязательно.

 

Для регистрации намерений по расходованию денежных средств предусмотрен документ Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Заявка на расходование денежных средств. Характер и назначение планируемого списания денежных средств определяются предопределенными видами операций документа:

■ Выдача подотчетнику;

■ Оплата поставщику;

■ Возврат оплаты клиенту;

■ Перечисление налога;

■ Оплата в другую организацию;

■ Прочий расход;

■ Перечисление на депозиты и др.

 

При оформлении документов Заявка на расходование денежных средств инициатор заявки указывает назначение платежа (кнопка Заполнить), сумму и дату оплаты.

 

Поддерживается планирование суммы заявки В валюте платежа или В валюте взаиморасчетов. Режим Планирование: В валюте взаиморасчетов при оплате в рублях позволяет указать сумму заявки в валюте расчетов, без привязки к курсу на дату создания заявки, когда курс на будущую дату платежа еще неизвестен, банковский счет в заявке указывается рублевый. Тогда документ оплаты, созданный по заявке, будет содержать рублевую сумму, пересчитанную по курсу на дату фактической оплаты.

 

В этом случае валютой заявки будет валюта взаиморасчетов. При проведении заявки осуществляется проверка на совпадение валюты заявки всем валютам взаиморасчетов закладки Расшифровка платежа.

Далее заявка должна пройти два этапа: согласование и постановка на оплату. Управление заявкой осуществляется при помощи статусов документа.

 

Заявка согласовывается заинтересованными лицами. Например, руководитель подразделения согласовывает заявку, проверяя целесообразность и обоснованность расхода, финансовый контролер проверяет заявку на соответствие лимитам по бюджету, бухгалтер – правильность оформления документов на оплату и отсутствие задолженностей по расчетам. Для согласования заявок предусмотрено рабочее место Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Заявки к согласованию. После согласования заявке присваивается статус Согласована, а на форме документа отображается информация об ответственном лице, которым согласована заявка (реквизит Согласовал).

 

Следующий этап – рассмотрение заявки казначеем и постановка ее в график платежей. Для этого заявке присваивается статус К оплате. Казначей, используя платежный календарь, определяет, с какого расчетного счета (кассы) будет произведена оплата. При наличии кассовых разрывов отдельные заявки могут быть перенесены на другую дату или отклонены. После постановки на оплату заявки на расходование денежных средств подлежат исполнению – оплате.

 

Для определения приоритетов запланированных оплат по заявкам на расходование денежных средств предусмотрен список Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Приоритеты оплаты.

 

Приоритеты оплаты используются в статьях движения денежных средств (поле Приоритет оплаты) и заявках на расходование денежных средств (поле Приоритет). Использование приоритетов оплаты позволяет выстроить очередь заявок на расходование денежных средств по приоритетам статей ДДС или приоритетам заявок в рамках платежного календаря.

Платежный календарь является инструментом для оперативного финансового планирования, с помощью которого казначей осуществляет управление денежными средствами предприятия, формирует график платежей и контролирует его своевременное исполнение.

 

Использование платежного календаря определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Заявки на расходование денежных средств.

 

В рамках платежного календаря предоставляются следующие возможности:

■ настройка и управление составом данных платежного календаря;

■ учет платежей по графикам заказов с частичным исполнением;

■ определение сумм платежей с учетом распределения оплаты по различным банковским счетам/кассам и дням оплаты;

■ установка отборов по организациям, дням планирования, валюте, банковским счетам и кассам;

■ расшифровка выплат и поступлений до объектов расчетов;

■ группировка объектов оплаты по статьям ДДС, получателям, приоритетам статьи ДДС, операциям (конвертация валюты, оплата поставщику, прочий расход ДС) и др.;

■ групповое распределение заявок по дням оплаты, банковским счетам и кассам, в том числе с оплатой за счет средств ГОЗ;

■ планирование денежных средств;

■ пакетное формирование документов списания безналичных ДС;

■ выгрузка платежей в банк.

 

В рамках рабочего места Платежный календарь доступны различные режимы управления данными (кнопка Вид).

 

Режим Заявки – Календарь используется для распределения заявок по счетам и кассам. Выводится список заявок, а также данные по остаткам и оборотам с группировкой по банковским счетам/кассам в разрезе валюты.

 

Распределение заявок на расходование денежных средств выполняется на ближайший день оплаты и наиболее подходящий банковский счет (кассу), на котором достаточно денежных средств (кнопка К оплате). В момент распределения оплаты выполняется автоматический перевод заявок в статус К оплате. Можно распределить как одну, так и несколько заявок. В момент распределения система автоматически подбирает наиболее подходящий банковский счет из списка банковских счетов в платежном календаре в порядке приоритетности их расположения («сверху вниз»). Дата оплаты подбирается системой исходя из даты платежа, указанной в заявке. Фактические результаты распределения заявки показываются на закладке Распределение по счетам в документе заявки на расходование ДС.

 

Режим Календарь – Платежи используется для детальной работы с данными календаря, обеспечивает работу с платежами при помощи различных инструментов системы. В верхней табличной части выводятся данные по остаткам и оборотам с группировкой по банковским счетам/кассам в разрезе валюты. Банковский счет/касса в платежном календаре является узлом дерева, при разворачивании которого выводится информация по поступлениям и списаниям денежных средств. Поступления и списания детализируются до документов оперативного планирования платежей (объектов оплаты), детальная информация по которым отображается в нижней табличной части. В роли объектов оплаты выступают:

■ Заявки на расходование денежных средств.

■ Ожидаемые поступления денежных средств:

○ оплаты заказов клиентов, накладных, договоров (по графикам);

○ возвраты денежных средств от поставщиков.

■ Ожидаемые списания (без оформленных заявок на расходование денежных средств):

○ оплаты заказов поставщикам, накладных, договоров (по графикам);

○ возвраты денежных средств клиентам.

 

Возможности, предоставляемые в рамках режима Календарь – Платежи:

■ Изменение параметров объектов оплаты (дата оплаты, банковский счет/касса) – позволяет выполнить перенос заявок на расходование денежных средств с одной даты оплаты на другую и/или с одного счета (кассы) на другой в рамках календаря (кнопка Изменить платеж).

■ Группировка объектов расчетов (накладные, заказы, заявки и др.) по различным параметрам (статье ДДС, операции, подразделению, приоритету заявки и др.) – кнопка Группировка.

 

Режим Список заявок используется для распределения заявок по счетам и кассам. В этом режиме показывается только список заявок – как распределенных (ожидающих формирования платежного документа), так и нераспределенных (ожидающих распределения по счетам/кассам и дням оплаты).

 

В рамках платежного календаря предоставляются дополнительные возможности:

■ Отбор заявок, которые требуется распределить по банковским счетам/кассам и дням оплаты (кнопка Только к распределению).

■ Группировка заявок по подразделению, операции, приоритету статьи ДДС, приоритету заявки, получателю и др. (кнопка Группировка).

■ Частичная оплата по заявке. Такая возможность обеспечивается за счет механизма разбиения суммы заявки по датам платежа и нескольким банковским счетам/кассам (кнопка Изменить платеж – Разбить оплату в режиме Календарь – Платежи или кнопка Разбить оплату из контекстного меню списка заявок в режимах Список заявок, Заявки – Календарь). Сумма и дата нового платежа вводятся в форме Введите сумму и дату нового платежа.

■ Отмена постановки заявки на оплату в указанный день с указанного банковского счета/кассы выполняется по кнопке Изменить платеж – Отменить распределение в режиме Календарь – Платежи или по кнопке Разбить оплату из контекстного меню списка заявок в режимах Список заявок, Заявки – Календарь.

 

В случае диагностирования кассовых разрывов (недостатка денежных средств у предприятия для выплат по обязательствам, фактически наступившим и запланированным) данные значения выделяются в платежном календаре красным цветом.

 

Входящий остаток на счете в платежном календаре это остаток денежных средств + сумма к зачислению - сумма к списанию. То есть, учитываются непроведенные банком платежи.

 

При работе с платежным календарем обеспечивается различная детализация платежных позиций:

■ остатки по банковским счетам (кассам) – позволяет определить, с каких счетов погашать обязательства и есть ли необходимость в перемещении денежных средств      между счетами;

■ остатки по валютам – позволяет определить необходимость конвертации;

■ общий итог по одной валюте – позволяет определить необходимость кредитования/принятия решения о размещении свободных средств;

■ остатки по валютам с пересчетом в одну валюту в целях определения покрытия сумм конвертации.

 

Для упрощения работы с данными платежного календаря можно установить фильтр по банковским счетам и кассам (кнопка Счета/Кассы):

■ Все – будут показаны остатки денежных средств по всем банковским счетам/кассам;

■ Выбранные – будут показаны остатки денежных средств только по отобранным банковским счетам/кассам;

■ Подходящие выделенной заявке – будут отобраны банковские счета и кассы для текущей строки из списка заявок. Подходящие банковские счета и кассы прикладное решение определяет в зависимости от желаемых параметров оплаты.

 

Для планирования денежных средств предусмотрены инструменты, использование которых позволяет оформить различные операции (кнопка Запланировать):

■ перечисление денежных средств на другой счет – позволяет запланировать перечисление денежных средств на другой банковский счет (документ Распоряжение на перемещение денежных средств с типом операции Перечисление ДС на другой счет);

■ выдача денежных средств в другую кассу – позволяет запланировать выдачу денежных средств из одной кассы в другую (документ Распоряжение на перемещение денежных средств с типом операции Выдача ДС в другую кассу);

■ инкассация в банк – позволяет запланировать перемещение денежных средств из кассы на банковский счет (документ Распоряжение на перемещение денежных средств с типом операции Инкассация ДС в банк);

■ инкассация из банка – позволяет запланировать перемещение денежных средств с банковского счета в кассу (документ Распоряжение на перемещение денежных средств с типом операции Инкассация ДС из банка);

■ конвертация валюты – позволяет отразить потребность в переводе (обмене) одного вида валюты в другой (документ Заявка на расходование ДС с типом операции Конвертация валюты). В заявке указывается, какая валюта планируется для покупки и по какому курсу. Пересчет суммы из одной валюты в другую выполняется автоматически.

 

Для вывода на печать данных календаря и возможности отображения данных с произвольной структурой используется отчет Реестр платежей. Отчет формируется по данным платежного календаря. В отчете выводится информация по заявкам к оплате, итогам по валютам, организациям и др. Переход к данному отчету выполняется из формы платежного календаря (кнопка Реестр платежей).

 

Для управления составом данных, которые используются для расчета плановых остатков денежных средств, используется форма Настройки платежного календаря (кнопка Еще – Настройка). Например, остатки денежных средств в платежном календаре можно сгруппировать по валютам в разрезе банковских счетов/касс.

Возможность группировки по валютам обеспечивается при установленном флажке Группировать по валютам в форме настройки платежного календаря.

 

После распределения заявок по дням и счетам/кассам можно формировать документы списания безналичных денежных средств.

 

Пакетное формирование платежных документов списания безналичных ДС по нескольким выделенным распоряжениям выполняется по кнопке Сформировать списание ДС на форме платежного календаря.

 

Формирование пакета платежных документов состоит из двух последовательных шагов:

1-й шаг. Контроль заявок на расходование денежных средств (форма Контроль заявок на расходование денежных средств). Контроль выполняется автоматически в момент формирования платежных документов. Если оплата осуществляется за счет средств ГОЗ, то в момент создания платежей выполняется проверка заявок на соответствие критериям ГОЗ (ФЗ № 275-ФЗ от 29.12.2012 г. и Указанию Банка России № 3279 от 15.07.2015 г.) (контроль правильности заполнения распоряжений на оплату, наличия и достаточности подтверждающих документов, попадающих под «режим использования отдельного счета»). Например, системой будет запрещено сформировать платежное поручение по заявке, сумма которой с учетом ранее созданных распоряжений и оплат превышает сумму подтверждающего документа. Для прошедших контроль заявок автоматически устанавливается флажок:

 

Контроль пройден (колонка Результат контроля), свидетельствующий о необходимости и доступности для заявок формирования платежного документа. Результат контроля показывается по каждой заявке в списке Результаты контроля. Для работы с более узким набором данных можно установить отбор по заявкам – как прошедшим контроль (режим Контроль пройден), так и не прошедшим контроль (режим Контроль не пройден). По заявкам, приведенным в соответствие с требованиями ГОЗ и прошедшим контроль, можно сформировать платежные документы (кнопка Сформировать платежи, форма Контроль заявок на расходование денежных средств).

2-й шаг. Создание платежных документов с автоматическим проведением (форма Создано документов). Список созданных платежных документов показывается в специализированной форме, отображаемой пользователю по результату формирования платежей. Для работы с созданными документами предусмотрен ряд инструментов:

○ удаление созданных документов (кнопка Отменить и удалить);

○ проведение документов (кнопка Провести);

○ закрытие формы создания с сохранением результата (кнопка Принять и закрыть);

○ выгрузка в банк сформированных платежных документов (кнопка Принять и выгрузить в банк). В форме по выгрузке платежей в банк автоматически отмечаются те банковские счета, по которым сформированы документы в помощнике.

 

Оплачиваемые распоряжения группируются по совпадающим реквизитам по получателю (отправителю), хозяйственной операции, подразделению, счету получателя (счету отправителя). Если создается один документ, то открывается форма нового документа. Созданные документы проводятся, если проходят проверку на заполнение обязательных реквизитов (банковский счет и др.).

 

Групповое оформление пакета платежных документов по нескольким выделенным распоряжениям также обеспечивается в рамках рабочих мест Безналичные платежи (на закладках К поступлению, К оплате), Журнал платежей, Приходные кассовые ордера, Расходные кассовые ордера, Платежный календарь.

В прикладном решении предусмотрена возможность просмотра планируемых поступлений и расходов денежных средств в упрощенном виде, используя журнал платежей. При работе с журналом платежей исключается использование заявок на расходование денежных средств.

 

При отключенной функциональной опции Заявки на расходование денежных средств для контроля и планирования денежных средств предусмотрено рабочее место Казначейство – Банк – Журнал платежей.

 

Доступность рабочего места определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Журналы платежных документов – Общий журнал платежей.

 

На выбор доступны различные варианты работы со списком платежных документов (отдельные журналы для каждого вида документа/общий журнал платежей). Использование журнала платежей позволяет осуществлять централизованную работу с платежными документами:

■ анализ списка оформленных платежей;

■ оформление нового платежа;

■ регистрация платежного поручения в банковской выписке;

■ выгрузка и загрузка платежей.

 

На закладке Платежи отображается список всех оформленных платежей. Для часто используемых операций (поступление оплаты от клиента, оплата поставщику) выделены отдельные кнопки для оформления новых платежей. С помощью кнопки Создать можно оформить любые платежи.

 

Используя отбор Типы документов, можно регулировать список платежных документов, которые будут отображаться в журнале.

 

Из журнала документов можно установить отметку о том, что платежное поручение зарегистрировано в банковской выписке (кнопка Проведено банком на форме журнала платежей). С помощью журнала можно производить автоматическую выгрузку платежей в банк и загрузку выписок (кнопка Выгрузка и загрузка платежей).

 

На закладках К поступлению и К оплате отображаются распоряжения, по которым можно произвести оплату (заказы клиентов, заказы поставщиков, договоры, накладные).

 

В журнале отображаются остатки доступных к расходу сумм, планируемые суммы поступления и расхода денежных средств.

 

Использование журнала платежей обеспечивает быстрый переход к отчетам:

■ Ведомость по денежным средствам – позволяет проанализировать остатки и движения денежных средств;

■ Контроль операций с денежными средствами – позволяет проконтролировать движения наличных и безналичных денежных средств.

Предусмотрена возможность контроля лимитов расходования денежных средств.

 

Для контроля за расходованием ДС предусмотрены различные инструменты прикладного решения, использование которых позволяет:

■ спланировать, сколько денежных средств необходимо выделить на расходы того или иного подразделения/организации;

■ установить объем доступных к расходованию денежных средств по каждой статье ДДС;

■ уменьшить объем расходов/выплат и произвести их контроль.

 

Контроль лимита расходования денежных средств может производиться как по предприятию в целом, так и по подразделениям и организациям.

 

Устанавливать и контролировать допустимые объемы расходования денежных средств позволяют инструменты лимитирования расхода ДС. Данные инструменты доступны при условии, что финансовое планирование осуществляется без использования системы бюджетирования.

 

Использование лимитов расхода денежных средств по статьям ДДС определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Лимиты расхода денежных средств.

 

Данная функциональная опция становится доступна при установленной функциональной опции Заявки на расходование денежных средств.

 

Использование лимитов по организациям определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Лимиты расхода по организациям.

 

Использование лимитов по подразделениям определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Лимиты расхода по подразделениям.

 

Непосредственно лимиты вводятся в списке Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Лимиты расхода ДС. Реквизиты для заполнения включают период, организацию, статью движения денежных средств и сам лимит. В документе предусмотрена возможность автозаполнения статьями ДДС, лимитами прошлого месяца.

Для установленных лимитов можно использовать оповещающий и ограничивающий виды контроля. Использование ограничивающего контроля лимитов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Контролировать превышение лимитов. При превышении лимита согласование и утверждение заявок блокируются.

 

Контроль превышения лимита будет действовать для всех статей ДДС (организаций, подразделений), даже если он не установлен. В том случае, если по какой-либо статье движения денежных средств контроль лимита не требуется, ее необходимо включить в список контролируемых статей и не устанавливать лимит (лимит не ограничен).

 

Для выделения денежных средств, превышающих лимит, необходимая сумма указывается в заявке в явном виде (флажок Сверх лимита). После утверждения заявки дополнительная потребность на превышение лимита будет сформирована автоматически.

 

Расходование денежных средств в рамках установленных лимитов отражается в отчете Казначейство – Отчеты по казначейству – Планирование и контроль денежных средств – Лимиты расхода денежных средств.

 

Использование данного отчета позволяет:

■ определить, по каким статьям движения денежных средств есть превышение или лимит израсходован не полностью;

■ проанализировать планируемое использование лимитов за период;

■ проанализировать фактическое использование лимитов за период.

 

В прикладном решении можно планировать перемещения денежных средств между расчетными счетами и кассами предприятия.

 

Использование планирования перемещений денежных средств определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Заявки на расходование денежных средств.

 

Потребность в перемещении денежных средств оформляется документом Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Распоряжение на перемещение ДС. Каждое перемещение связано с предопределенной операцией:

■ Поступление из банка;

■ Сдача в банк;

■ Инкассация в банк;

■ Инкассация из банка;

■ Перечисление на другой счет;

■ Выдача в другую кассу.

 

Валюта перемещаемых денежных средств определяется валютой кассы или расчетного счета.

 

Обязательность указания распоряжения при перемещении денежных средств определяется для каждой кассы (реквизит Разрешить прием и передачу денежных средств без «распоряжений на перемещение» в другие кассы в карточке кассы организации).

 

Для каждой кассы можно определить список тех касс, в которые можно перемещать денежные средства без утвержденного распоряжения.

 

Управление документом Распоряжение на перемещение денежных средств осуществляется при помощи статусов, аналогичных статусам документа Заявка на расходование денежных средств.

 

Планирование перемещения ДС между организациями осуществляется с помощью документа Заявка на расходование денежных средств с видом операции расхода денежных средств Оплата в другую организацию.

 

Для планирования прочих поступлений денежных средств (получение ссуды, получение кредита в банке и т. д.) предназначен документ Ожидаемое поступление денежных средств.

 

Документ может быть оформлен из списка документов Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Ожидаемые поступления ДС.

 

Ограничение: В текущей версии данные документа Ожидаемое поступление денежных средств не попадают в Платежный календарь и для планирования там не используются.

 

Оплата утвержденных документов Заявка на расходование денежных средств и Распоряжение на перемещение денежных средств осуществляется документами:

■ Расходный кассовый ордер;

■ Списание безналичных денежных средств;

■ Эквайринговая операция (тип операции Возврат оплаты клиенту).

 

Для оформления оплаты заявок на расходование денежных средств предусмотрены рабочие места:

■ Казначейство – Касса – Расходные кассовые ордера (расходование наличных ДС);

■ Казначейство – Банк – Безналичные платежи (расходование безналичных ДС);

■ Казначейство – Эквайринг – Эквайринговые операции.

 

Для хозяйственных операций расчетов с контрагентами и прочих расходов учет по подразделениям для денежных средств возможен по трем разным подразделениям. Для таких операций с денежными средствами важно иметь ответ на следующие вопросы:

■ Кто инициировал движение денежных средств (подразделение-инициатор, кто инициировал сам платеж);

■ Кто является ответственным за сохранность денежных средств и является подразделением-распорядителем;

■ Для кого были отправлены (или за кого получены) денежные средства, т.е. кто является подразделением-получателем (подразделением объекта расчета) денежных средств.

 

Условно: все деньги принадлежат какому-то подразделению (Казначейству), деньги платятся (или поступают в компанию) за что-то, по каким-то объектом расчета со своими ответственными подразделениями, а инициатором платежа (заявки на расход) может быть какое-то третье подразделение.

 

Пример. «ИТ отдел» в рамках своего бюджета на приобретение компьютерной техники делает заявку для закупки компьютеров для отдела закупок. В заказе на покупку будет стоять подразделение «Отдел закупок», в банковском счете, с которого пойдет оплата, будет «Казначейство», а в заявке на расход ДС и позднее в списании безналичных ДС будет подразделение «ИТ отдел». Контроль лимитов расхода ДС пойдет по этому подразделению.

 

В системе нет явного разделения подразделений по приведенным выше ролям. В справочниках банковских счетов, касс, в документах и в движениях регистров это просто подразделение. Но по своему содержанию важно понимать, как трактуется указанное подразделение.

 

Ниже приведена схема, на какой вопрос отвечает подразделение для списаний и поступлений и как оно трактуется в терминах бухгалтерского учета.

 

Для списания денежных средств:

■ Подразделение-распорядитель

○ Откуда?

○ Подразделение в кредит счета.

■ Подразделение-инициатор

○ Кто платит?

○ Чей БДДС контролируем?

■ Подразделение объекта расчета

○ Кому/за кого?

○ Подразделение в дебет счета.

 

Для поступлений денежных средств:

■ Подразделение-распорядитель

○ Куда?

○ Подразделение в дебет счета.

■ Подразделение-инициатор – отсутствует

■ Подразделение объекта расчета – оно же в роли инициатора

○ От кого / для кого?

○ Подразделение в кредит счета.

 

При планировании расходования денежных средств в документе Заявка на расходование ДС реквизит Подразделение обязателен для заполнения. Это подразделение является инициатором платежа. На этапе согласования заявки запланированная к расходу сумма проверяется на соответствие лимитам по бюджету конкретного подразделения как центра финансовой ответственности (ЦФО).

 

При создании на основании заявки платежного документа значение этого поля заполнит поле Подразделение платежного документа. Если использование заявок на расходование ДС не поддерживается при учете, то подразделение-инициатор должно быть указано непосредственное в документе списания денежных средств.

 

При поступлении денежных средств инициатором платежа является внешний контрагент. Поэтому подразделение в роли инициатора при поступлении денежных средств не имеет смысла.

 

Для ситуаций, когда списание или поступление являются самостоятельным объектом расчета, у них на закладке Расшифровка платежа  есть Подразделение объекта расчета, а на закладке Основное Подразделение – в роли инициатора. Аналогично для операций Прочий расход на закладке Основное Подразделение – в роли инициатора, на закладке Расшифровка платежа Подразделение - куда относится расход.

 

Подразделение в роли распорядителя отвечает за сохранность денежных средств и их эквивалентов. Поэтому за каждым местом хранения денег (банковский счет, касса, касса ККМ) закрепляется определенное подразделение, которое определяется как подразделение-распорядитель.

 

В остаточных регистрах для денежных средств и в оборотных регистрах подразделение-распорядитель определяется через точку из места хранения денег (БанковскийСчет.Подразделение, Касса.Подразделение, КассаККМ.Подразделение).

 

В этой роли подразделение выступает только в случае списания денежных средств. Для расходных операций подразделение-инициатор указывается явно в реквизите документа.

 

Подразделение-инициатор не попадает в бухгалтерские проводки, записывается только в оборотные регистры накоплений для целей контроля лимитов расхода ДС:

■ Движения Денежные средства - Доходы/Расходы;

■ Движения Денежные средства – Контрагент;

■ Движения Денежные средства - Денежные средства.

 

Для операций поступление денежных средств отдельного поля Подразделение нет, его роль выполняет подразделение объекта расчета или доходов (для операции Прочее поступление).

 

В объектах расчета (договоры, заказы, накладные и прочие документы) есть поле Подразделение – это подразделение при списании и поступлении ДС выполняет роль подразделения-получателя или инициатора прихода денег.

 

Для операций Перечисление на другой счет и Поступление с другого счета подразделение назначения берется из банковского счета получателя средств. Сама операция проводится в два этапа через Денежные средства в пути. При этом денежные средства в пути ведутся по подразделению получателя.

Отдел закупок торгового направления сформировал заявку на оплату безналичных денежных средств поставщику. Он является инициатором данного движения ДС.

При согласовании данной заявки проверяется соответствие платежа выделенным для данного подразделения лимитам расходования денежных средств.

На основании согласованной заявки был сформирован документ Списание безналичных денежных средств.

После проведения документа были сформированы движения в регистре накопления Движения «Денежные средства – Контрагенты».

 

Роли подразделений при выполнении данного движения денежных средств:

■ Инициатор – Отдел закупок торгового направления (подразделение в заявке на расход ДС и в измерении Подразделение регистра).

■ Отправитель – Бухгалтерия торгового направления (подразделение банковского счета).

■ Получатель – Отдел закупок торгового направления (на закладке Расшифровка платежа платежного документа в качестве объекта расчетов указан документ приобретения товаров, в котором указано соответствующее подразделение).