Выполнение операций Закрытие месяца

Операции, обеспечивающие выполнение результирующих расчетов на основании внесенных в систему данных и оформление сформированных результатов, объединены в рамках рабочего места Финансовый результат и контроллинг – Закрытие месяца – Закрытие месяца - Регламентные операции по закрытию месяца. Общий вид процедуры закрытия месяца представлен на следующей схеме:

Закрытие месяца может выполняться в контролируемом пошаговом режиме или автоматически по расписанию (исполнение только автоматически выполняемых операций). Все операции закрытия месяца выполняются в разрезе организаций предприятия с возможностью индивидуальной настройки периода расчета и расписания запуска расчета для каждой из организаций. Переход к рабочему месту Автоматическое выполнение операций закрытия месяца выполняется по кнопке Настройки – Настройка автоматического закрытия месяца. Необходимо обратить внимание, что закрытие месяца в автоматическом режиме выполняется только за указанный в настройке месяц. Если необходимость автоматического закрытия сохраняется, то настройку в начале следующего месяца необходимо менять. Если есть задания на выполнение операций процедуры Закрытие месяца за предшествующие настройке месяцы, то эти задания будут выполнены при автоматическом закрытии месяца.

 

При необходимости поддерживается сценарий одновременного (параллельного) закрытия месяца по нескольким организациям предприятия. При этом единовременный запуск нескольких сеансов по одной организации блокируется системой автоматически. Дополнительно учитываются связи организаций, применяющих схему «Интеркампани». Для таких организаций процедура закрытия месяца может быть осуществлена только совместно.

 

Для управления нагрузкой на информационную систему предусмотрен доступ (для пользователя с правами администратора) к настройкам технологических параметров этапов закрытия месяца, что позволяет, например, регулировать параметры, влияющие на скорость выполнения расчетов.

 

В ряде случаев перед началом выполнения закрытия месяца необходимо задать дополнительные настройки и параметры распределения расходов. Необходимость выполнения указанных настроек приводится в группе Данные операции требуется выполнить вручную рабочего места Регламентные операции по закрытию месяца.

 

Последовательный расчет всех автоматически выполняемых операций запускается по кнопке Выполнить операции. Ход выполнения процедуры закрытия месяца контролируется пооперационно. Если кнопка Выполнить операции недоступна, то причины отображаются по гиперссылке Расчет возможен с периода ... К таким причинам относятся установка даты запрета изменения данных или отсутствие учетной политики организации в выбранном месяце.

 

Для оптимизации представления информации в рамках рабочего места по закрытию месяца предусмотрены следующие возможности:

 

■ скрыть операции, не требующие выполнения в рассматриваемом отчетном периоде, по кнопке Настройки - Скрывать операции, не требующие выполнения;

■ скрыть из списка выполненные успешно операции по кнопке Настройки - Скрывать операции, выполненные успешно;

■ скрыть пояснения к операциям по кнопке Настройки – Скрывать пояснения к операциям.

 

Необходимость выполнения операций процедуры Закрытие месяца, а также контроль актуальности расчета себестоимости (определение необходимости пересчета) ведется с использованием служебных регистров информационной базы, переход в которые возможен по кнопке Еще - Задания к расчету.

 

Необходимость выполнения регламентной операции в процедуре Закрытие месяца определяется наличием соответствующего задания в указанных служебных регистрах информационной базы.

 

Операции по закрытию месяца выполняются в отдельном фоновом задании Регламентные операции по закрытию месяца.

 

В рамках процедуры закрытия месяца осуществляется аудит состояния учета за выбранный месяц. В рамках данного аудита для всех регламентных операций закрытия месяца производится автоматизированная проверка на наличие ошибок. Результат проверки определяет текущий статус соответствующей регламентной операции. Полный список возможных проверок доступен по кнопке Настройки - Настройка проверок состояния учета.

 

Параметры регистрации ошибок, диагностированных в процессе выполнения регламентных операций процедуры Закрытие месяца, задаются по кнопке Настройки - Настройка параметров операций закрытия месяца. Следует обратить внимание, что изменение параметров регистрации ошибок рекомендуется выполнять только опытным пользователям, понимающим их назначение. В противном случае при расчете операций закрытия месяца возможно возникновение различных проблем (от замедления выполнения операций до некорректных результатов расчетов).

 

Для оперативной работы с выявленными ошибками реализован автоматический переход (по гиперссылке Подробнее):

 

■ в форму соответствующего рабочего места;

■ в форму списка регламентных документов;

■ в форму объекта (справочника, документа и т. д.);

■ в форму списка результатов выполнения проверки (в случае если выявленная проблема относится к нескольким объектам);

■ в форму журнала регистрации.

 

При включенной настройке Автообновление при закрытии подчиненных форм (кнопка Настройки) после закрытия рабочего места (списка документов, объекта и пр.), переход в которое был осуществлен по кнопке Подробнее, состояние выполнения процедур в рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца автоматически обновляется.

 

В случаях, когда на предприятии не используется механизм запрета изменения данных на указанную дату, перед непосредственным выполнением этапов закрытия месяца осуществляется автоматизированная проверка периода пересчета. Если период расчета не соответствует периоду начала ведения хозяйственной деятельности, установленному в учетной политике для текущей организации, то в рабочем месте закрытия месяца будет выведена информация о невозможности выполнения расчета. Данная проверка актуальна в случаях, когда пользователи по ошибке вводят документы «старыми» периодами.

 

Дополнительно осуществляется контроль над операциями, выполненными в закрытых периодах. При их выявлении автоматически отображается сообщение о необходимости пересчета данных за предыдущие периоды.

 

Для расшифровки данных себестоимости в рамках выбранного периода можно использовать отчет Себестоимость товаров.

 

Распределение расходов будущих периодов

При выполнении регламентной процедуры по закрытию месяца предусмотрено ручное управление операциями распределения расходов будущих периодов (РБП). При этом необходимость данного расчета определяется наличием нераспределенных ранее остатков РБП.

 

В момент создания нового документа Распределение РБП (закладка К распределению – Распределить расходы в рабочем месте Финансовый результат и контроллинг – Доходы и расходы, финансовый результат – Распределение РБП) учитывается наличие в данном месяце созданного ранее документа распределения. Если он существует, то будут предложены варианты по его корректировке (автоматически добавятся суммы распределяемых расходов к соответствующим суммам документа). В случае первичного создания документа распределения будет учтена сумма нераспределенных расходов, а также та статья расходов, по которой были отражены расходы будущих периодов.

 

При создании документа Распределение РБП на закладке Основное заполняются подразделение, направление деятельности, статья расходов с вариантом распределения Отнести к расходам будущих периодов и аналитика, по которым сформированы исходные распределяемые расходы. Из настроек правила распределения расходов, указанного в распределяемой статье, подбираются параметры распределения, а также по кнопке Распределить расходы в табличную часть заполняются подразделение, статья расходов и аналитика, на которые необходимо распределить РБП.

 

Распределение сумм расходов (как с учетом, так и без учета НДС) может осуществляться в валютах управленческого и регламентированного учета с управлением периодом распределения по месяцам, по календарным дням, в особом порядке. Распределение по календарным дням и по по месяцам осуществляется в соответствии с количеством дней каждого из месяцев, входящих в период распределения. Вариант распределения в особом порядке предполагает распределение РБП на усмотрение пользователя. Табличная часть документа Распределение РБП для варианта в особом порядке может быть изначально заполнена вручную или по кнопке Распределить расходы предзаполнена по правилам распределения, соответствующим варианту по месяцам, и затем откорректирована пользователем.

 

Для переноса нераспределенных РБП между подразделениями (например, расходов по страхованию при переводе сотрудников в другое подразделение) в табличной части документа Распределение РБП предназначено поле Подразделение (получатель расхода) с автоматическим сервисом по заполнению выделенных строк.