Создание Рассылок и оповещений

 

Прикладное решение позволяет автоматически формировать рассылки и оповещения различным группам клиентов в соответствии с заданными пользователем шаблонами сообщений. Список адресатов может быть сформирован автоматически в соответствии с определенными условиями или сформирован пользователем вручную.

 

Рассылка – это предварительно подготовленное сообщение (e-mail или SMS), предназначенное для индивидуальной отправки широкой группе адресатов. Оно может содержать, например, информацию о проводимых маркетинговых мероприятиях (сезонных скидках, распродажах и т. д.) или изменениях в графике работы склада (магазина).

 

Оповещение – это сообщение (e-mail или SMS), автоматически сформированное и отправленное при наступлении определенного события. Например, при изменении состояния заказа, образовании просроченной задолженности, начислении бонусных баллов и т. д.

 

Процесс создания и отправки рассылок и оповещений можно представить в виде следующей схемы.

 

 

Однотипные рассылки и оповещения объединяются в группы рассылок и оповещений.

 

Рассылка производится тем клиентам, которые подписаны на получение информации по данной группе рассылок. Клиент может подписаться на получение рассылки самостоятельно, используя систему самообслуживания.

 

Оповещения клиентам группируются в соответствии с видами оповещений. Вид оповещения предназначен для автоматического формирования оповещения при наступлении определенного события (изменение статуса заказа, наличие просроченной задолженности и т. д.). При этом возможны два варианта автоматического формирования оповещений:

■ при изменении данных в информационной базе (например, изменился статус заказа);

■ при периодическом анализе данных в информационной базе (например, ежедневный контроль просроченной задолженности клиентов).

 

Оповещения могут отправляться клиентам в соответствии с указанными для них подписками или принудительно при наступлении конкретного события (например, информирование о задержке оплаты или просроченной задолженности). Оповещения формируются в соответствии с заданными для вида оповещения шаблонами сообщений.

 

Процесс регистрации и отправки сообщений клиентам при массовой рассылке и массовых оповещениях состоит из следующих этапов:

■ Создание шаблонов сообщений.

■ Регистрация групп рассылок и оповещений.

■ Формирование списка адресатов для рассылок и оповещений (оформление подписки).

■ Регистрация видов оповещений по различным событиям (изменение статуса, просроченная задолженность и т. д.).

■ Регистрация рассылок по маркетинговым акциям (реклама, оповещение о проводимых маркетинговых акциях и т. д.).

■ Отправка и контроль состояния сообщений в соответствии со сформированными рассылками и оповещениями.

 

Шаблоны сообщений предназначены для описания правил, на основании которых можно быстро и в соответствии с принятыми на предприятии стандартами деловой переписки создавать и отправлять электронные письма и сообщения SMS. Довольно значительную часть переписки и информирования клиентов составляют стандартные сообщения, в которых меняется только небольшой набор данных. Например, необходимо проинформировать клиента об изменении статуса его заказа.

 

В этом случае клиентам отправляются электронные письма и/или сообщения SMS, которые содержат одинаковый текст, и меняются только адресат сообщения, наименование клиента, номер заказа и текущий статус. Важной является не только скорость работы менеджеров, но и точность передаваемой адресатам информации. Это достигается тем, что данные при формировании сообщения получаются непосредственно из информационной базы, что снижает риск ошибки при написании сообщения.

 

Не менее важным является соблюдение стандартов деловой переписки, принятых на предприятии. Это достигается благодаря тому, что текст шаблонов сообщения составляется опытными сотрудниками, утверждается руководством и един для всех участников взаимодействий с партнерами.

 

Для того чтобы использовать шаблоны сообщений при отправке электронных писем и SMS, необходимо установить соответствующие функциональные опции в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер:

■ создание шаблонов электронных писем доступно, если включено использование почтового клиента;

■ создание шаблонов сообщений SMS доступно, если включено использование звонков, SMS, встреч, запланированных взаимодействий.

 

Новый шаблон сообщений создается в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер – Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений. Новый шаблон сообщений может быть сформирован для отправки электронных писем или сообщений SMS.

 

При создании текста сообщения можно использовать различные параметры объектов прикладного решения. Прикладное решение определяет список доступных параметров при указании того объекта, который является основанием для формирования сообщения.

 

При использовании внешних обработок можно применять более сложные алгоритмы формирования сообщений.

 

К сообщению можно приложить любые печатные формы документов, отчетов и т. д.

 

Группы рассылок и оповещений создаются в одноименном списке в разделе CRM и маркетинг – Настройки и справочники.

 

Использование групп рассылок и оповещений позволяет:

■ объединить оповещения и рассылки клиентам, посвященные одной теме;

■ использовать при формировании сообщений общие настройки определения адресатов (по подписке или принудительно);

■ использовать общий способ отправки (e-mail или SMS);

■ использовать общий срок хранения исходящих сообщений (Удалять созданные сообщения через…).

 

Список адресатов для рассылок и оповещений можно сформировать из формы Группы рассылок и оповещений по команде панели навигации Подписчики и адресаты.

 

В список можно добавить одного или нескольких подписчиков из списка Клиенты (Добавить – подписчика). Можно отобрать подписчиков по произвольным критериям отбора (Добавить – подписчиков по отбору). Например, можно отобрать в качестве подписчиков клиентов, которые относятся к определенному сегменту (например, оптовые клиенты) и указанным бизнес-регионам (например: Москва, Тверь).

 

Подписку можно также оформить из справочника Клиенты. Если клиенту доступна работа в режиме самообслуживания, то он может сам подписаться на нужные ему рассылки. Для каждого клиента в карточке подписки можно уточнить список контактных лиц, которым будут приходить сообщения.

 

Виды оповещений регистрируются в одноименном списке (раздел CRM и маркетинг – Настройки и справочники). В виде оповещения обязательно регистрируется та группа рассылок и оповещений, в соответствии с которой будет формироваться оповещение. Предусмотрена возможность регистрации вида оповещения непосредственно из формы группы рассылок и оповещений.

 

Основная задача вида оповещения – это указать, при наступлении какого события должны формироваться оповещения. Список этих событий предопределен. Для каждого вида оповещения должно быть указано конкретное событие.

 

Предусмотрен следующий список событий, по которым можно сформировать оповещение:

■ Поступление оплаты от клиента. Формируется в момент регистрации получения оплаты от клиента – оформления и проведения платежного документа;

■ Выявление просроченной задолженности. Просроченная задолженность фиксируется в соответствии с указанной датой оплаты (в заказах клиентов или в накладной при отгрузке в кредит);

■ Приближение плановой оплаты. Анализируются данные об этапах оплаты в заказе или в накладной, если она оформлена сверх заказа. Сообщение для отсылки клиенту подготавливается за день до планируемой даты оплаты;

■ Приближение плановой отгрузки. Анализируются данные о датах предполагаемой отгрузки в заказе клиента в статусе К отгрузке. Сообщение для отсылки подготавливается за день до планируемой даты отгрузки;

■ Изменение состояния заказа. Сообщение для отсылки клиенту подготавливается при изменении состояния в документе Заказ клиента;

■ Выписка счета. Сообщение для отсылки подготавливается после записи документа Счет на оплату;

■ Изменение счета. Сообщение подготавливается, если в уже отправленном клиенту счете были изменены данные и он был перезаписан;

■ Аннулирование счета. Сообщение подготавливается, если ранее отправленный клиенту счет был аннулирован;

■ Напоминание об окончании опроса. Используется в подсистеме Анкетирование. Сообщение подготавливается, если заканчивается срок регистрации результатов опроса клиентов в соответствии с высланными им анкетами.

 

Для того чтобы сообщения для клиентов подготавливались своевременно, рекомендуется периодически запускать регламентные задания. Для вида оповещения, по которому происходит событие, можно настроить расписание опроса данных в информационной базе. После записи вида оповещения будет автоматически создано регламентное задание для данного вида оповещения.

 

При создании вида оповещения можно использовать дополнительные условия для отправки. Например, если нужно исключить ситуации, когда клиенту будет отправляться лишнее сообщение (например, статус изменили, а потом вернули предыдущий статус), то в этом случае при отправке сообщений можно установить дополнительное условие по изменению состояния. Например, в виде следующей формулы: [ПредыдущееСообщение.Состояние]<>[ТекущееСообщение.Состояние].

 

Условия можно задавать любые. При написании условий используется конструктор формул «1С:Предприятия».

 

Текст сообщения, который будет отправлен клиенту, формируется в соответствии с шаблоном сообщений. Шаблон сообщений можно задать непосредственно из формы вида сообщения.

 

Рассылки регистрируются документом Рассылка. Документ может быть введен на основании маркетингового мероприятия или из списка Группы рассылок и оповещений.

 

В документе обязательно указывается группа рассылок и оповещений. На основании данных из группы рассылок и оповещений определяются список адресатов, форма рассылки (e-mail и/или SMS) и правила применения (принудительно или в соответствии с подпиской).

 

В документе рассылки можно уточнить список адресатов, установив дополнительный фильтр на список подписчиков или добавив новых подписчиков.

 

При формировании текста письма можно использовать динамические параметры «представление адресата» и «текущая дата». Рассылка по e-mail оформляется в формате простого текста или HTML и поддерживает вложенные файлы. Рассылка SMS позволяет использовать преобразование кириллических символов в латинские.

 

Порядок работы с документом Рассылка клиентам определяется его текущим статусом. Пользователь может установить два статуса: Черновик и К отправке. В первом статусе выполняется подготовка рассылки, во втором рассылка поступает в обработку. Статус Обрабатывается устанавливается в момент формирования регламентным заданием документов взаимодействий (электронных сообщений или сообщений SMS). Статус Выполнена будет автоматически установлен после отправки сформированных сообщений всем адресатам или по окончании периода рассылки.

 

Документы взаимодействия (электронные сообщения или сообщения SMS) формируются по подготовленным ранее видам оповещений и документам Рассылка клиентам с помощью регламентных заданий Формирование сообщений по оповещениям клиентов и Формирование сообщений по рассылкам клиентам. Рекомендуется настроить расписание выполнения данных регламентных заданий, чтобы эти сообщения формировались автоматически с заданной периодичностью.

 

Созданные в соответствии с рассылками и оповещениями документы отображаются в журнале Взаимодействия и автоматически отправляются в соответствии с правилами отправки сообщений электронной почты.

 

По каждой рассылке или виду оповещения можно проконтролировать состояние сообщения (команда Взаимодействия на панели навигации форм документа).

 

Созданные сообщения по рассылкам и оповещениям можно периодически удалять. Срок хранения сообщений определяется для каждой группы рассылок и оповещений в одноименном списке (Удалять созданные сообщения через … дней). Для удаления отработанных взаимодействий используется регламентное задание Удаление взаимодействий по рассылкам и оповещениям.

 

 

 

Создание рассылки электронных писем по отобранным Контактным лицам по заданным параметрам.